Zeit und Geld sparen mittels moderner Digitalisierung und Archivierung

Alles, was sich digitalisieren lässt, kann mit der Software ecoDMS und ecoMAILZ digitalisiert und sicher archiviert werden.

Zeit und Geld sparen mittels moderner Digitalisierung und Archivierung
Plattform- und standortunabhängiger Dokumentenzugriff

Aachen, im Februar 2018. Mit der Archivierungssoftware ecoDMS und ecoMAILZ von der Aachener IT-Firma ecoDMS GmbH können Unternehmen und Privatleute viel Zeit und Geld bei der Digitalisierung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, Dateien und E-Mails sparen. Die Softwareprodukte sind besonders preiswert in der Anschaffung, schnell installiert, leicht verständlich in der Anwendung und vereinfachen den Dokumentenworkflow ungemein.

Das Dokumentenarchiv stellt einen wichtigen Bestandteil jeder Firma dar. Aufgrund des immer höheren werdenden Aktenaufkommens, steigt auch der Aufwand bei der Ablage und Aufbewahrung dieser vielen Informationen. Rechnungen, Verträge, Personalakten, Steuerunterlagen, Dokumentationen und vieles mehr müssen schnell auffindbar sein, damit die dazugehörigen Prozesse flüssig ablaufen können. Digitalisierte Dokumente tragen enorm zu einer Beschleunigung der betrieblichen Abläufe bei. Unternehmen sparen durch den Einsatz solcher Archivsysteme wichtige Zeit und somit wertvolles Geld. Mit wenigen Klicks erhalten die Anwender eine komplette Übersicht der archivierten und benötigten Dateien am eigenen Monitor. Konkret bedeutet dies, dass die Digitalisierung die eigenen Geschäftsprozesse durch den Einsatz moderner Dokumenten-Management-Lösungen verbessert. Das eröffnet Unternehmen große Chancen und macht den Arbeitsalltag in vieler Hinsicht bequemer und komfortabler.

So können mit ecoMAILZ beispielsweise alle eingehenden Geschäftsmails automatisiert archiviert werden. Der Zugriff auf die archivierten Nachrichten ist im Anschluss schnell und einfach über den Webbrowser am Computer, Smartphone oder Tablet möglich. Mittels ecoMAILZ können unterschiedlichste Mailserver und Groupware-Lösungen angesprochen werden. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Berücksichtigt werden dabei sowohl Postein- als auch Postausgänge inklusive verfügbarer Anhänge. Das System ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbaren Informationen und Anhängen durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern im E-Mailarchiv. Da die Archivierung und Volltextindizierung vollkommen automatisch im Hintergrund erfolgen, müssen sich die Mitarbeiter keine Gedanken mehr um die Aufbewahrung der Geschäftsnachrichten machen. In Sekundenschnelle sind die benötigten Mails abrufbar. Ergänzend zum Webclient sind auch Plugins für die gängigen Mailclients fester Bestandteil des Mailarchivs. Der erschwingliche Lizenzpreis von 49 Euro pro Benutzer macht die Anschaffung für jedermann möglich.

Natürlich umfasst die lückenlose, digitale Strategie auch den Umgang mit allen weiteren digitalen und papiergebundenen Dokumenten. In Zeiten der Digitalisierung wird es für Unternehmen immer wichtiger, Dokumente schnell und sicher auf allen möglichen Geräten und Plattformen zu bearbeiten und entsprechend zu verteilen. Ein sofortiger und standortunabhängiger Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen und Unterlagen ist heutzutage unabdingbar.

Mit dem ecoDMS Archiv aus dem Hause ecoDMS können beliebige Dokumente in einem zentralen, elektronischen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das Dokumenten-Management-System basiert auf modernsten Techniken und bildet alle Prozesse optimal ab. Bereits beim Scannen werden die eingehenden Informationen vom System interpretiert, volltextindiziert und entsprechend klassifiziert. Über den ecoDMS Client können die Daten blitzschnell abgerufen und genutzt werden. Daten, die bereits in digitaler Form auf dem PC vorliegen, können mit wenigen Mausklicks ins Archiv aufgenommen werden. Auch diese werden automatisiert im Hintergrund verschlagwortet und mittels Klassifizierungsvorlage ohne das weitere Zutun eines Mitarbeiters archiviert. Neben der Scan- und Dokumentenarchivierung sind auch ein PDF-A-Drucker und Plugins für Office-Anwendungen und E-Mail-Clients fester Bestandteil der Vollversion. Der einzigartige Anschaffungspreis von einmalig 69 Euro pro gleichzeitiger Verbindung macht ecoDMS zu der günstigen Archivlösung auf dem Markt.

Eine Verschmelzung der beiden Archivlösungen ist mittels Plugin ebenfalls möglich. Auf diese Weise können die über ecoMAILZ archivierten E-Mails ebenfalls über die Benutzeroberfläche von ecoDMS abgerufen werden. Das Wiederfinden der Daten ist Dank der intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS absolut komfortabel und kinderleicht.

Unter www.ecodms.de können beide Archivsysteme heruntergeladen und kostenfrei getestet werden. Der Kauf der Vollversion ist bequem und bargeldlos über den Onlineshop auf der Webseite möglich.

Auf der CEBIT 2018 ist die ecoDMS GmbH in diesem Jahr als Aussteller vertreten. Die applord-Gruppe, zu welcher auch die ecoDMS GmbH gehört, präsentiert dort neben den beiden Archivlösungen, weitere interessante Lösungen rund um die Digitalisierung und Archivierung. In der Zeit vom 11. Juni bis 15. Juni 2018 können die Messebesucher am Stand 015 D58 die Archivlösungen bewundern.

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im Nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Andrea Warmuth
Salierallee 18a
52066 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

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