Dokumentenmanagementsystem für die Industrie

Bekuma entscheidet sich für DMS Software von M-Files

Dokumentenmanagementsystem für die Industrie
Dokumentenmanagementsystem für produkzierende Industrie

Erneut entscheidet sich ein Unternehmen aus der Industrie für das Dokumentenmanagementsystem von M-Files. Ziel war es der papierbasierten Informationsverarbeitung den Rücken zu kehren und generell das Unternehmen Schritt für Schritt weiter zu digitalisieren.

Die Bekuma Kunststofftechnik GmbH & Co.KG ist ein familien-geführtes mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Baden Württemberg. Spezialisiert auf hochwertige Kunststoffteile, setzt Bekuma mit rund 75 Mitarbeitern auf innovative Produktlösungen in der Kunststofftechnik. Bekuma repräsentiert die schwäbische Tugend und strebt nach Perfektion durch Innovation, welche Sie dazu antrieb die Digitalisierung im Unternehmen voran zu treiben.
Dadurch war es ein zentrales Anliegen Bekumas, interne Prozesse innovativer und automatisiert zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf das Dokumentenmanagementsystem und den Anbieter fido GmbH. „Wir waren auf der Suche nach Lösungen für eine produktivere interne Datenverarbeitung. Die stetig wachsende Anzahl an Daten und Dokumenten waren in Papierform nur noch mit viel Aufwand zu handeln. Jetzt sind wir an dem Punkt, dass die immer größer werdende Ordnerflut eingedämmt und abgebaut werden muss“, so Steffen Schmidberger von Bekuma.
M-Files wird zunächst für die digitale Archivierung verwendet um die Archivierung aller Dokumente bereitzustellen. Hierbei werden alle Dokumente gescannt und archiviert. Für diesen Digitalisierungsprozess beauftragte Bekuma ein internes Team von Verantwortlichen und legte eine interne Struktur fest, welche drei unabhängige digitale Archive (Vaults) definiert. Führungskräfte, Personalabteilung und die Verwaltung des gesamten Betriebs erhielten jeweils einen Vault. So laufen Unternehmensführungs-, Personal- und Unternehmensweite Angelegenheiten unabhängig und voneinander ab, was der doppelten Absicherung von sensiblen Daten dient.

Datensicherheit wird bei M-Files groß geschrieben. So können innerhalb eines Vaults Berechtigungen zur Einsicht, Bearbeitung oder Administration der Dokumente vergeben werden, natürlich können Berechtigungstrukturen auch übernommen oder auf Rollen basierend angewendet werden. Zusätzlich hierzu können auch Berechtigungssysteme bis auf das einzelne Objekt und Dokument vergeben werden, was wiederum bei einigen Anwendungsfällen in herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen so oft nicht abgebildet werden konnte.
M-Files stellt zudem eine allumfassende revisionssichere Archivierung bereit. „Uns war wichtig, dass wir einen unabhängigen Vault für die Verwaltung bereitstellen, in dem unser Tagesgeschäft und unsere Routinen ablaufen können. In diesem Vault werden sämtliche Dokumente wie zum Beispiel der 8D-Report bei Reklamationen oder Eingangsrechnungen bearbeitet“, so Steffen Schmidberger von Bekuma der positiv anmerkt: „M-Files integriert sich nahtlos in unsere bestehende Systeme und übernahm alle relevante Daten von Kunden, Lieferanten und Produkten, dies kam uns sehr entgegen“.
M-Files bezieht sämtliche Informationen aus bestehenden Systemen wie das ERP oder CRM-System und erleichtert den Digitalisierungsprozess deutlich. Zusätzlich besteht keinerlei Risiko bezüglich des Verlusts von Daten.

Pluspunkt in Sachen Bedienbarkeit und Automatisierung
Ausschlaggebend für die Wahl von M-Files war die einfache Handhabung: „Im Vergleich zur anderen DMS Software war M-Files von Anfang an plausibel und machte den besten Eindruck. Da meine Mitarbeiter keine IT-Fachleute sind, muss ich bezüglich meiner Entscheidung die Bedienbarkeit der Software hoch ansiedeln. Sonst würde die Einführung einer solchen Software uns keinen Mehrwert schaffen“.
Die Oberfläche des Dokumentenmanagementsystems ist so intuitiv gestaltet, dass es nur wenig Schulung bedarf. Die Software lässt sich leicht bedienen, die Oberfläche ist so aufgebaut, dass sämtliche Funktionen nahezu selbsterklärend sind. M-Files verfügt zudem über ein ausgezeichnetes Videoportal zur Erklärung von komplexeren Funktionen. Zur intuitiven Bedienung trägt auch das Konzept der Metadaten bei. Dokumente werden nicht nach dem Speicherort gesucht, sondern nach dem was Sie sind (Metadaten). Somit wird ein mehrfaches Speichern von Dokumenten verhindert. Anders betrachtet: M-Files filtert anhand der Suchinformation und der Metadaten die für Sie relevanten Dokumente.
Ein weiterer Pluspunkt stellt die leicht zu erstellenden oder vorgefertigten Dokumentenvorlagen dar, welche das Produktivitätspotenzial in den Routinearbeiten um ein vielfaches steigert. „Mit der Erstellung von Vorlagen, beispielsweise in Rechnungen oder Verträge können wir Dokumente, welche ähnlich sind aber einzelne abweichende Informationen aufweisen schneller erstellen. Bei einer großen Bearbeitungsmenge ist dies eine großer Vorteil“.

Nach dem Digitalisierungsprozess ist vor der Automatisierung
„Wir müssen weiterdenken. Wir haben nicht nur die digitale Archivierung unserer Dokumente im Blick, sondern wollen eine automatisierte Bearbeitung und einen zuverlässigen Unternehmensdurchlauf einkommender Dokumente, bis sie den Weg ins digitale Archiv finden. Mit fido als Ansprechpartner sind wir diesbezüglich in besten Händen“.
Um die Routinen im Tagesgeschäft aufrecht zu erhalten ist ein effizienter Datenaustausch zwischen den Unternehmensabteilungen sinnvoll. Ein zuverlässiger Workflow von Dokumenten, Daten und Informationen ist ein relevanter Erfolgstreiber der die Produktivität um ein vielfaches steigern kann und das Tagesgeschäft bequemer gestaltet.

Intelligentes Dokumentenmanagement
Aktuell hat die vollständige Digitalisierung aller Dokumente und der Abbau der Ordnerstruktur Priorität. Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido empfiehlt hierbei, dass man einzelne Bereiche nach und nach digitalisiert und nennt die Rechnungsverarbeitung als Beispiel: „Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen umfasst einige essentielle Funktionen von M-Files, bezieht Unternehmensabteilungen ein und eignet sich ideal für die Bildung von Workflows“. Noch ist M-Files nicht 100% in das Unternehmen integriert. „Dies ist ein Prozess der zu durchlaufen ist. Man muss sich auf Veränderungen einlassen, dann entfaltet M-Files sein ganzes Potenzial“.
Bekuma ist bereit der Digitalisierung entgegenzutreten, Chancen zu nutzen und das Unternehmen voranzutreiben.

fido bietet das Gesamtpaket aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistung und Service rund um das Thema Druck- und Dokumentenmanagement . Durch umfassenden Perspektiven beraten wir ganzheitlich.

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